Dokumenten Management & Workflow

Präsentation

Flexibilität und Handlungsfähigkeit sind heutzutage die bestimmenden Erfolgsfaktoren. Mit Drivve | DM digitalisieren Sie nicht nur papierene und manuelle Abläufe, sondern erreichen völlig neue Ausprägungen von Schnelligkeit, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit in allen über- und untergeordneten Prozessen Ihres Unternehmens.

Schnelligkeit im Auffinden von Informationen ist der Weg zum Markt, zu Kundenzufriedenheit und Erfolg. Um jederzeit schnell die richtige Entscheidung zu treffen, müssen Sie stets top-informiert sein – relevante Informationen dürfen maximal einen Klick entfernt sein.

In der Welt des Dokumenten Management bedeutet schnelles und effizientes Arbeiten außerdem den Gewinn wertvoller Minuten und Stunden. Zeit für Ideen, Zeit für Innovationen, Zeit für all die speziellen Werte, die Ihr Unternehmen auszeichnen.

Drivve | DM setzt Zeit frei. Es forciert jene zentralen Prozesse, die eine Schlüsselrolle in Ihrer Verwaltung spielen und synchronisiert Arbeitsabläufe, damit integrierte Informationsnetzwerke reibungslos laufen. Dokumente finden, lesen und an die zuständige Stelle weiterleiten? Sicherlich eine der wichtigsten Aufgaben innerhalb eines Unternehmens, mit der wir alle einen Großteil unserer Zeit verbringen. Drivve | DM unterstützt Sie bei genau diesen Prozessen und lässt Sie eine noch nie dagewesene Symbiose von Effizienz und Schnelligkeit Ihrer Prozesse erleben.

Gleichzeitig bietet Ihnen Drivve | DM höchste Sicherheit bei der elektronischen Dokumentenspeicherung und im Umgang mit sensiblen Daten und Informationen. Vom Import über die Verwaltung und Weitergabe von Informationen bis hin zur unverfälschten Erhaltung und Langzeitarchivierung hat Sicherheit bei Drivve höchste Priorität.

Über all diesem steht die Einfachheit als erster Anspruch an alle Funktionalitäten der Drivve Produkte. Jede Funktion ist sorgfältig ausgearbeitet und passt perfekt in die intuitive Benutzeroberfläche. Drivve | DM kann schnell und korrekt von jedem Mitglied Ihres Teams genutzt werden. Dabei haben wir sogar den Anspruch, dass die Arbeit mit Drivve | DM Freude bereiten soll. Deswegen ist die Bedienoberfläche nicht nur einfach, sondern auch noch schön. Überzeugen Sie sich selbst von unserem veredelten Design mit seinen beeindruckenden und einfachen Schaltflächen und Menüs. Eine clevere, elegante Benutzeroberfläche erleichtert einfach alles.

DM for iPHONE

Mit Drivve | DM können iPhone- und iPad-Nutzer ihre E-Mails, Berichte, Bestellungen, Rechnungen, Verträge etc. am jeweiligen Gerät immer und überall aufrufen, lesen, weiterleiten und verwalten.

Die App ermöglicht die Nutzung von Drivve | DM auf Ihrem iPhone oder iPad. Erleben Sie Ihre Dokumente, Akten und To-Dos auf Ihrem mobilen Endgerät und profitieren Sie von den Vorteilen einer neuen Ära in Sicherheit und nie dagewesener Flexibilität.

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Funktionen

Im Zeitalter der Globalisierung ist es wichtig, jede einzelne Unternehmensentscheidung auf solide Informationen zu stützen. Kompetenter Service, reaktionsfähiger Vertrieb, zügige Verwaltung und kundenorientiertes Produktmanagement – das alles ist nur durch uneingeschränkten Zugriff auf Informationen möglich.

Drivve | DM bietet eine ganzheitliche Lösung zur Informationsverwaltung – ein leistungsstarkes Dokumenten Management, transparente Arbeitsabläufe durch ein integriertes Prozessmanagement und eine revisionssichere, TÜV-zertifizierte Archivierung.

Alle erfassten Informationen werden in Drivve | DM archiviert und verwaltet – mit schnellem Zugriff von jedem Arbeitsplatz aus und Schnittstellen zu bestehenden Anwendungen, wie E-Mail, Warenwirtschaft etc. Stellen Sie sich das vor: Zugriff auf Ihre Informationen, jederzeit, wo auch immer Sie gerade sind.


Dokumentenerfassung

Verschiedenste Datenquellen auf ein Ziel ausrichten

Die effiziente und einfache Erfassung von Dokumenten und Daten bildet die Grundlage für ein effizientes Dokumenten-Management. Daher bietet Ihnen Drivve | DM verschiedenste Möglichkeiten zum Import von Dokumenten in Ihr Dokumenten-Management-System.

  • Einfacher Import auf Ihrem Server gespeicherter Dokumente
  • Überwachung von E-Mail Postfächern
  • Scannen von Dokumenten mittels Drivve | Image direkt ins Archiv
  • Zuweisung von Dokumenten zum richtigen Postkorb bei der Erfassung
  • Nahtlose Integration in Ihre Microsoft Office Anwendungen
  • Archivierung von Dokumenten direkt über die Drivve | DM Oberfläche
  • Import von Dokumenten über vielfältige Scanlösungen
  • Möglichkeit des Massenimports von Dokumenten
  • Indizierung von Dokumenten bei der Erfassung
  • Automatischer Import von Dokumenten durch überwachte Ordner
  • Definition von Pflichtfeldern in der Drivve | DM Erfassungsmaske

. X L S . P D F . DO C Dokumenten Management

Die neue Dimension des Papierarchivs – besser, schneller, leichter

Unternehmen arbeiten dann effizient, wenn relevante Informationen zu 100 % verfügbar sind. Das Drivve | DM Dokumenten Management erlaubt Ihnen sämtliche Dokumente und Informationen im Unternehmen an einer Stelle zu bündeln und somit an vielen Stellen im steten Zugriff zu haben.

  • Archiviert jeden Dateityp (E-Mail, Microsoft Office Dokumente, PDF, CAD etc.)
  • Verwaltung von Dokumententwürfen und Freigaben von Dokumenten
  • Auslauf der Gültigkeitsperiode
  • Versionskontrolle
  • Check-in/Check-out
  • Bearbeitung von Microsoft Office Dokumenten direkt im System
  • Protokollierung jeglicher Änderungen - wer, was, wann
  • Persönlicher Postkorb
  • Rechtssicherheit durch Beachtung aller juristischen Regelwerke (GOBD, HGB, ZBO, BDSG, Sarbanes-Oxley, GLP Compliance, GMP Compliance)
  • Alle Voraussetzungen zur Revisionssicherheit durch Einhaltung von HGB, ZPO, AO und BDSG
  • Generische Schnittstelle zu vielen ERP Systemen
  • Keine Begrenzung für Dokumentengröße oder –anzahl
  • Import und Vorhaltung von Metadaten zu Dokumenten
  • Dokumenten-Nummern und Barcodes
  • Ablage von Dokumenten basierend auf vordefinierten Ablagestrukturen (Schrank, Ordner, Register, Lasche)
  • Klassifizieren und ordnen Sie Datensätze basierend auf vordefinierten Dokumententypen
  • Aufbewahrungsfristen für Dokumente
  • Flexible, intuitive Indizierung
  • Zentrale und webbasierte Administration
  • Entwerfen eigener Ablagestrukturen, Dokumenten- und Aktentypen
  • Verknüpfung archivierter Dokumente zu Akten, Workflows und Projekten
  • Erstellung von Notizen zu Dokumenten
  • Definition von Ablagefavoriten für vielfach benötigte Ablageorte
  • Sehen und Editieren von Dokumentenindizes
  • Download von Dokumenten entsprechend Regelmanagement
  • Ausdruck von Dokumenten entsprechend Regelmanagement
  • Vorlagenverwaltung für E-Mails, Notizen und Benachrichtigungen

Aktenverwaltung

Quod non in actis, non in mundo

Die Organisation von Informationen in Akten ist essenzieller Bestandteil eines guten Wissensmanagements. Akten (ob für Projekte, Kunden, Fahrtrouten, Lieferanten oder Produkte) sind in Drivve | DM genauso organisiert wie bei einer papierenen Ablage. Zusätzlich profitieren Sie von Zugangsberechtigungen und Notizfunktionen. Alles wird Ihnen übersichtlich dargestellt und ist für jeden berechtigten Benutzer jederzeit einsehbar.

  • Klassifizierung von Projekten und Akten
  • Zentraler Zugriff auf zu einem Vorgang zugehöriger Dokumente
  • Kontextorientiertes Ablegen und Finden von Dokumenten
  • Aktenspezifische Felder zur Klassifizierung der Akte
  • Mögliche Einrichtung von Personalakten, Speditionsakten, Projektakten etc.
  • Stufenweise Ordnung durch Akten und Unterakten
  • Verwaltung der Projektdauer oder Aktenlaufzeit
  • Vollständige Suchfunktion innerhalb der Aktenansicht
  • Verwaltung von Dokumentverknüpfungen (Hyperlinking)
  • Anzeige von allgemeinen Adressdaten in Kundenakten
  • Erstellung von Notizen zu Akten

Suchen & Finden

Die Prämisse lautet: Finden, statt Suchen!

  • Volltextsuche über alle Daten des Systems inklusive Notizen
  • Suche nach Teilbegriffen wie "beginnt mit", "endet mit", "enthält"
  • Kontextorientierte Suchmaschine
  • Suche inklusive „und“- und „oder"-Konjunktion möglich
  • Mögliche Einschränkung der Suche auf Feldinhalte wie Datum und Rechnungsnummer
  • Kombination mehrerer Begriffe und Feldinhalte in einer Suche
  • Speicherfunktion für häufige Suchkombinationen auf System- und Benutzerebene
  • Verschiedene Ansichten der Dokumente
  • Eine Suchmaske für alle Dokumente
  • Suche unterschiedlicher Formate
  • Finden Sie Dokumente nach Zeitspanne, Dokumententyp, Ablageort etc.
  • Thumbnail-Vorschau von Dokumenten

Workflow Management

Prozesse einfacher, schneller und besser gestalten.

Mit dem Drivve | DM Workflow Management gestalten Sie standardisierte, dynamische Prozesse, individuell zugeschnitten auf Ihr Unternehmen. Sie können Workflows nach Prioritäten ordnen, Prozesse nach Bedarf automatisieren und neue Workflows, wie beispielsweise Rechnungsfreigabe oder Erinnerungen, erstellen. Pflichtfelder garantieren, dass selbst die kleinsten Details nicht übersehen werden. Und das integrierte Warnsystem sorgt dafür, dass Sie niemals einen Termin verpassen!

  • Erstellung individueller ad-hoc Workflows
  • Bereitstellung vordefinierter Workflow-Templates
  • Einfache Erstellung von Workflow-Vorlagen in der Web-Oberfläche
  • Automatisierung von Prozessen
  • Prioritäten und Fristen
  • Automatische Verteilung von Workflows
  • Automatische Initialisierung von Workflows über Regeln
  • Persönlicher Postkorb
  • Workflow-Benachrichtigungsservice
  • Individuelle Vergabe eines Workflow-Betreffs
  • Fristenüberwachung und Warnmeldeservice
  • Datensatzjournal zeigt Änderungen und Bearbeiter am Datensatz
  • Erstellen von Notizen zu Workflows
  • Standardisierte und individuelle Workflowsteuerung
  • Verknüpfung zugehöriger Dokumente und Akten zu einem Workflow
  • Weiterleitung von Datensätzen via E-Mail, internem Link und Private Cloud
  • Umfassendes Rechtekonzept
  • Priorisierung einzelner Workflows
  • Anpassung der Workflowübersicht an die Prioritäten der Workflows
  • Controlling Ansicht für Workflows entsprechend Rechte Management
  • Suche von Workflows nach Besitzer, Betreff, Status etc.
  • Individuelles Anpassen und Verändern von Workflows möglich
  • Erstellen von linearen Workflows wie Wiedervorlagen, Erinnerungen, Rechnungsprüfung u.a.
  • E-Mail Notifikationen bei überfälligen Workflows

Zusammenarbeit

Jetzt sofort und überall

Mit Drivve | DM gehören technische und geographische Grenzen der Vergangenheit an. Auch weit über die Grenzen Ihres Büros hinweg haben Sie Ihre Dokumente und Akten stets dabei. Auf Ihrem Laptop, PC, iPad oder iPhone geben Sie einfach den Aktennamen oder ein Stichwort zum Dokument ein und sofort öffnet sich ihr virtuelles Informationskabinett. Zusätzlich bietet Drivve | DM verschiedenste Möglichkeiten, um Dokumente mit anderen zu teilen. Noch nie war die Zusammenarbeit der Teilnehmer verschiedener Arbeitsabläufe oder der Mitglieder eines weltweit verstreuten Teams einfacher.

  • Apple Apps für iPhone und iPad
  • Bereitstellen von Dokumenten als temporäre öffentliche Internetlinks
  • Versenden von Dokumenten per E-Mail
  • Zugriff auf Workflows am mobilen Gerät
  • Browserbasierte Architektur ermöglicht Zugriff von jedem internetfähigen Laptop oder PC
  • Cloud Angebot für netzwerklosen Zugriff
  • Gruppenbasierte Postkörbe
  • Zuweisung von Prozessschritten an mehrere mögliche Gruppen oder Abteilungen
  • Keine Doppelbearbeitung von Dokumenten durch Auscheck-Funktion
  • Zuordnung von Dokumenten zu verschiedenen Postkörben
  • Erstellung von Wiedervorlagen für andere Benutzer

System Architektur

Einfach, leistungsstark und sicher

Drivve | DM beruht auf einer robusten Dokumentendatenbank, die Einfachheit und Robustheit auf einmalige Weise kombiniert. Unabhängig von Menge und Größe Ihres Archivs läuft Drivve | DM stabil und sicher. Gleichzeitig bietet Ihnen die browserbasierte Architektur größte Flexibilität und eine einfache, schnelle Installation und Konfiguration. Sie wünschen noch mehr Unabhängigkeit? Dann entscheiden Sie sich doch einfach für die Cloud-Variante von Drivve | DM!

  • Drivve | DM wird immer inklusive einer nahtlos integrierten Datenbank geliefert
  • Die zugrundeliegende objektorientierte Datenbank wurde extra für Dokumenten Management entwickelt
  • Webbasierte Architektur ohne Client-Installation
  • Volumenbasierte Archivierung in Kontainern ermöglicht die optimale Ablage Ihrer Dokumentendaten, da die Datengröße niemals die Leistung des Systems beeinflusst, wenn die Datenbank verschiedene Kontainer einer vordefinierten Größe verwaltet
  • Die Anwendung eines Incremental Back-ups sichert Ihre Daten einfach, besonders schnell und effizient, da sich nur der zuletzt entstandene Datenkontainer ändert. Hat ein Kontainer einmal seine vordefinierte Größe erreicht, ändert sich sein Inhalt nicht mehr.
  • Speicherplatz für eine nicht-limitierte Anzahl an Dokumenten
  • Automatische Back-up Funktion
  • Import- und Exportmöglichkeit mittels COLD
  • Offene Schnittstellen erlauben schnelle und einfache Kommunikation mit Drittapplikationen
  • Die Servermodule kommunizieren direkt mit Speichersystem, Datenbank und Benutzerverzeichnis. Dadurch erhält das System maximale Sicherheit bei einfacher Skalierbarkeit.
  • Die Datenbank ist eingeschlossen im Authentifizierungsvorgang
  • Die Identifikation einzelner Benutzer sowohl über das Drivve | DM log-in als auch das Single log-in mit automatischer Windows Authentifizierung ist absolut sicher
  • Zusätzliche Sicherheitsfunktionen sind verfügbar, die besonders sensible Dokumente sogar vor dem Zugriff durch System Administratoren schützen
  • Zusätzlicher Schutz gegen Manipulation erfolgt durch die detaillierte Aufzeichnung und Vorhaltung aller Systemänderungen
  • Jegliche Änderung oder Manipulation archivierter Dokumente und Datensätze ist ausgeschlossen
  • Alle relevanten Systemaktivitäten werden protokolliert
  • Leicht zu verwaltende Back-up Struktur

Rechte Management

Sicher ist sicher

In einem Dokumenten Management bewahren Sie sensible Daten und Dokumente auf. Daher darf Ihr Dokumenten Management nicht einmal im Ansatz Möglichkeiten zur Manipulation bieten. Daten dürfen nicht unbemerkt verändert oder gar gelöscht werden. Letztlich dürfen diese sensiblen Informationen auch nicht von jedem Benutzer eingesehen werden – Daten dürfen ausschließlich von autorisierten Personen gelesen und verändert werden. Daher ist ein wasserdichtes und gleichzeitig flexibles Rechtesystem ein absolutes Muss für Ihr System.

  • Enthaltene Benutzerverwaltung mit der Möglichkeit, unendlich viele Benutzer anzulegen
  • Gruppenbasierte Rechte: Definieren Sie unendlich viele verschiedene Gruppen und Untergruppen mit spezifischen Rechten
  • Rollenbasierte Rechte: Definieren Sie Zugangsrechte basierend auf Rollen anstatt von Gruppen
  • Rechte-Templates: Definieren Sie Rechte-Templates für Stereotypen und weisen Sie diese Benutzern und Gruppen zu
  • Sicherheits- und Benutzermanagement mit Benutzern, Gruppen und Rollen
  • Zugriffsbeschränkung auf Inhaltsbasis
  • Definition von Benutzern, Gruppen und Rollen
  • Zugriff auf Dokumente durch Typen von festgelegten Benutzern und Gruppen
  • LDAP-Synchronisation von Benutzern
  • Integration ins Microsoft Active Directory
  • Definition von Benutzerrechten auf Basis der Ablagestruktur

DRIVVE | DM CLOUD

Drivve | DM Cloud bietet Ihnen optimalen und auf Ihre Bedürfnisse perfekt zugeschnittenen Zugriff auf Ihre Geschäftsinformationen.

Drivve | DM Cloud ist eine Variante der Softwarebereitstellung, bei der unser Dokumenten Management gehostet und Ihrem Unternehmen als Service über das Internet zur Verfügung gestellt wird. Ohne die Notwendigkeit der Installation und des Betriebs der Lösung auf dem eigenen Server entfällt der komplette Aufwand an Back-up-, Wartungs- und Supportkosten.

Der Prozess ist ganz einfach: Nachdem Dokumente am Gerät Ihrer Wahl gescannt wurden, wird die Information in eines unserer sicheren Datenzentren übermittelt und dort gespeichert. Direkt im Anschluss können Sie es jederzeit via PC, Mac oder iPhone/ iPad über Drivve | DM suchen und verwalten. Drivve | DM Cloud ist eine Revolution bei der Implementierung einer höchst effizienten, erschwinglichen und benutzerfreundlichen Dokumenten Management Lösung insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Geringe Betriebskosten / Schnelle Amortisierung
Eine als Abonnement gezahlte Software und eine outgesourcte Back-End Infrastruktur schließen hohe Anlaufkosten, Investitionsrisiken und IT Beteiligung aus.

Einfache Implementierung und besondere Benutzerfreundlichkeit
Für die Benutzer innerhalb von Minuten zugänglich und durch die elegante sowie intuitive Benutzeroberfläche eine hocheffiziente Benutzererfahrung.

Fernzugriff via Remote Access und Online-Zusammenarbeit
Schneller und einfacher Zugriff auf Unternehmensinformationen (durch autorisierte Benutzerprotokolle abgesichert) zu jeder Zeit und von überall aus erhöht die Produktivität der Arbeitsgruppen.

Konzentration auf Kernkompetenzen
Eliminieren Sie den Zeitaufwand und die Ausgaben zur Installation, Konfiguration und Pflege einer komplexen Business Applikation und nutzen Sie die Ressourcen für das, was Ihr Unternehmen am Besten kann.

Kosteneffektive Skalierbarkeit und Umweltfreundlichkeit
Software nach Bedarf wächst mit Ihnen, gleicht direkte Kosten mit der Nutzung der Applikation ab und eliminiert die Notwendigkeit von Upgrades. Die outgesourcte Back-End Infrastruktur reduziert den Energieverbrauch im Unternehmen und digitales Dokumenten Management führt zu einem deutlich verringerten Papieraufkommen.

Datenschutz, Ausfallsicherheit und Katastrophenmanagement
Schützen Sie Unternehmenswerte durch eine enorme Verbesserung der physikalischen und virtuellen Datensicherheit.



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