Scannen & Verteilen von Dokumenten

Präsentation

Was ist Drivve | Image?

Drivve | Image ist eine leistungsstarke, funktionsreiche Scansoftware, die Ihnen einen intelligenten Weg bietet, um Ihre Scanprozesse zu verbessern und nahtlos in Ihre IT-Infrastruktur zu integrieren. Drivve | Image optimiert Arbeitsprozesse durch das intelligente Erfassen, Verarbeiten und Weiterleiten von Dokumenten bei höchster Sicherheit.

Wie arbeitet Drivve | Image?

Mit Drivve | Image optimieren und automatisieren Sie schnell und einfach eine unbegrenzte Anzahl an Prozessen. Erstellen Sie individuelle Profile für Ihre Scanprozesse, inklusive Bildbearbeitung, Indizierung, Konvertierung, Weiterleitung und Ablage bzw. Archivierung eines gescannten Dokuments. Anschließend ist am Scangerät oftmals nur noch ein einziger Knopfdruck notwendig, um einen umfangreichen Scanprozess anzustoßen.

Wer sollte Drivve | Image nutzen?

Die digitale Erfassung von Dokumenten ist eine geschäftskritische Aufgabe für Unternehmen jeder Größe. Die garantiert effiziente, schnelle und sichere Ausführung des Scanprozesses wird zum Schlüsselfaktor einer erfolgreichen Unternehmung. Drivve | Image ist in der Lage die Scanprozesse jeder Organisation oder Person, die einen Scanner nutzt, weitreichend zu optimieren.

Alles in allem, ...

... durch das Zusammenbringen einer umfassenden Kollektion herausragender sowie intelligenter Scanfunktionen, inklusive verlässlicher Sicherheitsmechanismen, und eines unglaublich benutzerfreundlichen Designs, verwandelt Drivve | Image Ihr gesamtes Netzwerk an Scangeräten in eine außergewöhnlich integrative, fein abgestimmte und individuell anpassbare Hochleistungsmaschine für Ihre Prozesse.
Für weiterführende Informationen wenden Sie sich gerne an info@drivve.de

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Funktionen

Loggen Sie sich an Ihrem Scangerät ein und greifen Sie auf personalisierte Drivve | Image Profile zu, die es Ihnen ermöglichen vielschichtige Scan- und Verteilungsprozesse mit einem einzigen Knopfdruck anzustoßen. Bidirektionale Kommunikation zwischen Ihrem Server, Ihrer Datenbank oder Ihrer Geschäftsanwendungen und dem von Ihnen genutzten Scangerät ermöglicht es, vorhandene Informationen zur Benennung, Kategorisierung und Archivierung gescannter Dokumenten zu nutzen oder relevante Daten durch manuelle Eingabe, Barcodes oder intelligente Dokumentenanalyse hinzuzufügen. Verschiedene Module helfen Ihnen, die Funktionen von Drivve | Image an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen und sicherzustellen, dass ein gescanntes Dokument bereinigt, mit relevanten Daten angereichert, an der exakt richtigen Stelle abgelegt und innerhalb von Sekunden wiedergefunden werden kann.


Scanner Power Tools (SPT)

Eine neue Dimension des Scanvorgangs

Die Scanner Power Tools sind das Drivve | Image Basismodul und bieten Ihnen die Schlüsselkomponenten für ganzheitlich integrierte Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen.


Zuschneiden von Rändern

Entfernen Sie unerwünschte Ränder bevor Sie gescannte Dokumente speichern und weiterleiten.


Geraderücken

Nutzen Sie diese Funktion, um ein schräg eingescanntes Dokument gerade auszurichten.


Benennung Ihres Dokuments

Mit der intelligenten Funktion zur Generierung von Dateinamen können Sie Dokumente für ein zukünftiges Suchen und Auffinden perfekt organisieren. Definieren Sie Konventionen für Ihre Dateinamen und nutzen Sie dabei Variablen. Greifen Sie auf automatische Namen zurück, wenn Sie Ihre Dokumente ablegen, geben Sie manuell Werte am Display ein oder nutzen Sie eine Kombination aus den beiden Möglichkeiten. Nutzen Sie beliebige Eingabefelder, die der Benutzer am Display des Scanners oder des Multifunktionsgeräts als Teil des Dateinamens ausfüllen kann (beispielsweise „Abteilung-Unternehmen-Dokumentennummer-Datum & Uhrzeit.pdf“).


Bildbereinigung

Lassen Sie Ihre Scans durch die Entfernung von Flecken, Bildpunkten und Stanzlöchern sauberer und lesbarer erscheinen als je zuvor. Löschen Sie unerwünschte Linien, wie sie beispielsweise oft auf Faxnachrichten erscheinen, von jedem gescannten Dokument.


Erstellen Sie durchsuchbare PDF-Dokumente

Erzeugen Sie durchsuchbare PDF-Dokumente und generieren Sie das Ausgabeformat PDF/A zur Langzeitarchivierung Ihrer gescannten Dokumente. Die PDF-Verschlüsselung gewährleistet, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben.


Autorotation von Dokumenten

Nutzen Sie Drivve | Image nicht nur, um schräg eingescannte Dokumente gerade auszurichten, sondern auch zur Autorotation aller falsch herum eingescannten Seiten.


Benutzer-Authentifizierung

Erhöhen Sie die Sicherheit im Scanprozess durch eine intelligente, in Ihr MS Active Directory integrierte Benutzer-Authentifizierung mittels Log-in an Ihrem Scangerät.


Löschung von Leerseiten

Beschleunigen und straffen Sie Ihren Scanprozess durch das Löschen überflüssiger Leerseiten. Definieren Sie den Duplex Mode (beidseitiges Scannen) als Standard für Ihre Scans, sogar für einseitige Dokumente, und leere Seiten werden automatisch gelöscht.


Paginierstempel

Kommentieren und paginieren Sie Dokumente mithilfe vordefinierter Variablen, generischem Text sowie Bildstempeln oder am Bedienpanel des Scanners oder Multifunktionsgeräts eingegebenem Text. Auf diese Weise können Sie einen beliebigen Text oder ein Bild auf Ihr gescanntes Dokument stempeln, wie beispielsweise das Datum, Informationen zum derzeitigen Benutzer und sogar eine Bildsignatur des eingeloggten Benutzers, die in seinem persönlichen Verzeichnis hinterlegt ist.


Suchfunktion für Netzwerkordner

Suchen Sie nach Ordnern mit einem bestimmten Buchstaben oder einer Buchstabenkombination (wie „Re“ für „Rechnung“ oder „Jan“ für „Januar“) und wählen Sie am Bedienpanel das passende Suchergebnis. Auf diese Art und Weise wird das direkte Scannen von Dokumenten in einen Netzwerkordner zum Kinderspiel, auch wenn Hunderte von Ordnern zur Auswahl stehen.


Durchsuchen des Ablagepfads

Durchsuchen Sie den Ordnerbaum auf Ihrem Netzwerk inklusive aller Haupt- und Unterverzeichnisse direkt am Display des Scanners oder Multifunktionsgeräts (der Administrator kann den Zugriff auf geschützte Verzeichnisse beschränken).


Metadaten

Nutzen Sie vorhandene Daten in Ihrem Unternehmen zur intelligenten Generierung von Datei- und Ordnernamen oder als Metadaten zur weiteren Indizierung gescannter Dokumente. So sichern Sie ein schnelles Auffinden durch die optimale Organisation Ihrer Dokumente. Die effektive Nutzung dieser Informationen macht den Unterschied zwischen unstrukturierten und perfekt strukturierten Daten und darauf aufbauenden Prozessen aus.


Drucken von Dokumenten

Falls Ihr Scangerät drucken kann, können Sie Ihr gesamtes Netzwerk am Bedienpanel durchsuchen und Dokumente vom Scangerät aus drucken. Nutzen Sie außerdem die Printback Funktion, um ein Dokument während des Scanprozesses auszudrucken (wobei eine bereits durch Drivve | Image bereinigte Version gedruckt wird).


Trennen von Dokumenten

Trennen Sie Dokumente mithilfe einer leeren Seite, entsprechend einer vordefinierten Seitenzahl oder durch 1- oder 2-dimensionale Barcodes, um die in einem Stapel gescannten Dokumente als separate Dateien zu speichern.

OCR Module (für SPT)

Gescannte Dokumente in editierbare und durchsuchbare Daten verwandeln

Die Drivve | Image OCR (Optical Character Recognition) ermöglicht es Ihnen, gescannte Dokumente zu lesen, zu durchsuchen und die enthaltenen Informationen zu nutzen. So können Sie Ihre Scans in durchsuchbare PDFs konvertieren, papierene Dokumente in editierbare Dateien wandeln oder eine Vertrags- oder Kundennummer aus einem gescannten Vertrag herausfiltern.


Erstellen Sie durchsuchbare PDF-Dokumente

Erzeugen Sie durchsuchbare PDF-Dokumente und generieren Sie das Ausgabeformat PDF/A zur Langzeitarchivierung Ihrer gescannten Dokumente. Die PDF-Verschlüsselung gewährleistet, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben.


. X L S . DO C

Erzeugen Sie editierbare Dokumente in Microsoft Word oder Excel

Sie wollen Dokumente scannen, die Sie später mit Ihrer bevorzugten Microsoft Office Anwendung bearbeiten können? Speichern und versenden Sie gescannte Dokumente in editierbaren Ausgabeformaten wie Microsoft Word, Excel, RTF oder Text.


Autorotation von Dokumenten

Nutzen Sie Drivve | Image nicht nur, um schräg eingescannte Dokumente gerade auszurichten, sondern auch zur Autorotation aller falsch herum eingescannten Seiten.


Definieren Sie Zonen, um Informationen auszulesen

Nutzen Sie die Drivve | Image Zonen OCR zur Informationsverarbeitung in definierten Abschnitten Ihres gescannten Dokuments. Verbesserte String Manipulation erlaubt Ihnen sogar die Analyse jeder Information, die innerhalb einer OCR Zone erkannt wurde. Die Drivve | Image Zonen OCR optimiert die automatische Indizierung von Dokumenten, indem sie gesammelte Metadaten umgehend verarbeitet und an die Anwendung oder Datenbank Ihrer Wahl weiterleitet.

Database Connector (für SPT)

Direkter Zugriff auf Ihre Datenbanken

Mit dem Drivve | Image Database Connector greifen Sie gezielt auf relevante, in Ihrer Informationsinfrastruktur vorhandene Informationen zu und nutzen diese für den Scanprozess. Am Scangerät wählen Sie aus den verfügbaren Daten Ihrer Datenquelle einfach die gewünschte Information aus – so beschleunigen Sie Eingabeprozesse und vermeiden Fehler.


Anbindung bestehender Datenquellen

Der Drivve | Image Database Connector verbindet Ihren Scanner oder Ihr Multifunktionsgerät nahtlos mit bestehenden Ressourcen, wie Datenbanken, Drittapplikationen, Fax-Gruppenprofilen und E-Mail-Listen. Auf diese Weise haben Sie am Bedienpanel Ihres Scangeräts vollen Zugriff auf vorhandene Informationen für eine effiziente Indizierung, Verarbeitung und Weiterleitung Ihrer Dokumente.


Search

Volltextsuche

Die intuitive Funktion der Volltextsuche erleichtert das Suchen und Finden eines Namens, einer Adresse oder einer beliebigen anderen Information innerhalb Ihrer Datenquelle.

Barcode Module (für SPT)

Ein Code – viele Möglichkeiten

Barcodes automatisieren vielfältige Arbeitsschritte und dienen dabei als eindeutig zuordenbare DNS eines Dokuments. Zusätzlich können insbesondere 2-dimensionale Barcodes umfangreiche Informationen zum Dokument enthalten. Das Drivve | Image Barcode Modul analysiert Barcode Werte und nutzt die enthaltenen Daten zur Prozessoptimierung.


Auslesen von Barcodes

Mithilfe von Barcode-Daten können Sie gescannte Dokumente indizieren, weiterleiten oder automatisch verschlagworten. Dabei haben Sie verschiedenste Optionen zur optimalen Nutzung der verwendeten Barcodes, wie beispielsweise Barcode Daten auf der Basis von Trenncharakteren zu splitten, Teile eines Barcodes zu extrahieren oder mehrere Barcodes auf einer Dokumentseite zu nutzen.


Erkennung von Typ und Position

Das Barcode Module liest 1- und 2-dimensionale Barcodes an jeder beliebigen Position auf einem Dokument aus. Dabei kann die Software entsprechend Position und Typ des Barcodes verschiedene Bearbeitungsschritte durchführen.


Erkennungswahrscheinlichkeit

Manchmal ist es schwierig einen Barcode auszulesen, da er unscharf oder verschmutzt ist. Daher ermöglicht Ihnen das Barcode Module die Konfiguration eines Mindestwerts für die Erkennungswahrscheinlichkeit. Falls dieser Mindestwert unterschritten wird, erhalten Sie eine Benachrichtigung. So wissen Sie immer, ob alle Barcodes korrekt ausgelesen und verarbeitet wurden.


Orientierung von Barcodes

Das Barcode Module erkennt die Barcodes auf Ihren Dokumenten, unabhängig davon ob diese horizontal, vertikal oder schief ausgerichtet sind. Bei Bedarf können Sie jedoch eine Standard-Orientierung vorgeben.


Trennen Sie Dokumente mithilfe von Barcodes

Das Barcode Module erkennt die Barcodes auf Ihren Dokumenten, unabhängig davon ob diese horizontal, vertikal oder schief ausgerichtet sind. Bei Bedarf können Sie jedoch eine Standard-Orientierung vorgeben.

Cloud Connector

Google® Drive Professional Integration

Mit dem Drivve | Image Cloud Connector können Sie Dokumente direkt nach Google® Drive Professional scannen und dabei einen Ablageordner in Google® Drive auswählen sowie den Dateinamen (z.B. über Variablen) festlegen. Auch eine Printback-Funktion steht zur Verfügung.


Scannen nach Microsoft® OneDrive

Die Microsoft® OneDrive Integration ermöglicht es, Dokumente direkt nach Microsoft® OneDrive zu scannen und dabei den Zielordner direkt am Gerät auszuwählen. Außerdem kann der Dateiname (z.B. über Variablen) festgelegt werden und für jedes gescannte Dokument eine Textdatei erzeugt werden, um es durchsuchbar zu machen.


Versendung von gescannten Dokumenten via Gmail®

Mit dem Drivve | Image Cloud Connector können Sie Ihre gescannten Dokumente via Gmail® versenden. Dabei werden mehrere To-, Cc- und Bcc-Empfänger unterstützt. Auch besteht die Möglichkeit, Metadateien für die gescannten Dokumente (CSV/XML) zu erstellen oder getrennte Dokumente in separaten E-Mails zu versenden.


Scannen in WebDAV-basierte Anwendungen

Nutzen Sie den WebDAV Standard zur Weitergabe Ihrer gescannten Dokumente an Cloud Plattformen wie Box.com, etc. und legen Sie dabei den Dateinamen (z.B. über Variablen) sowie den Ablageort des gescannten Dokuments fest.


Scannen nach Sharp® Cloud Portal Office (SCPO)

Mit dem Drivve | Image Cloud Connector können Dokumente direkt nach Sharp Cloud Portal Office (SCPO)® gescannt und indexiert sowie Dateinamen (z.B. über Variablen) festgelegt werden.

Exchange | Fax Connector

Integration von Microsoft® Exchange und ausgesuchten Fax-Servern

Mit dem Drivve | Image Exchange Fax Connector integrieren Sie Ihr Scangerät in Ihrer IT-Infrastruktur für Microsoft Exchange und ausgesuchte Fax Server. Scannen Sie direkt zu der jeweiligen Anwendung und profitieren Sie von verschiedenstem Informationsaustausch.


Direkte Microsoft Exchange Integration

Drivve | Image bietet die direkte Integration mit Ihrem Microsoft Exchange Server. Loggen Sie sich am Display für den sicheren E-Mail-Versand direkt über Ihren persönlichen Microsoft Outlook Account ein. Zurück an Ihrem Arbeitsplatz finden Sie die versendeten E-Mails in Ihren Gesendeten Objekten und falls eine E-Mail nicht zugestellt werden kann, erhalten Sie eine Benachrichtigung.


Senden Sie Faxe über Ihre Fax-Server-Software

Der Exchange | Fax Connector bietet standardisierte Schnittstellen zu folgenden Fax-Server-Systemen:

  • Tobit FaxWare
  • Open Text Fax Appliance, Redundant Edition (formerly Castelle)
  • Venali Internet Fax Services EmailFax
  • GFI FAXmaker
  • Kofax Communication Server (formerly TOPCALL)
  • Open Text Fax Server, RightFax Edition
  • GoldFax
  • FaxCore

Unterstützt mehrere To-, Cc-, und Bcc-Empfänger

Durchsuchen Sie am Bedienpanel Ihres Scangeräts globale sowie persönliche Adressbücher, wählen Sie die gewünschten Empfänger aus und senden Sie Ihre E-Mail-Nachrichten an zwei oder mehrere Personen gleichzeitig.


E-Mail Benachrichtigung

Diese Funktion informiert Sie, wenn ein Dokument zu einem bestimmten Ablageort gescannt wurde. Auf diese Weise können Sie stets sicher sein, dass alle Dokumente korrekt verarbeitet und weitergeleitet werden.


Dokumente e-mailen, faxen und archivieren

Straffen und beschleunigen Sie Ihre Prozesse zur Weiterleitung und Speicherung von Informationen, indem Sie Dokumente als E-Mail oder Fax verschicken und gleichzeitig ablegen bzw. archivieren.

SharePoint® Connector

Integration Ihrer Scanprozesse in Ihr SharePoint System

Der Drivve | Image SharePoint® Connector ermöglicht Ihnen die direkte Dokumentenerfassung in SharePoint bis hin zu automatisch generierten Dateinamen und Ablagestrukturen. Drivve | Image gestaltet die Ablage von Informationen in Ihrer SharePoint® Installation einfach und effizient.


Scannen Sie Dokumente direkt in Ihre SharePoint® Services

Indizieren Sie gescannte Dokumente, befüllen Sie individuelle Felder in SharePoint® und durchsuchen Sie Ihre Ablagestruktur in SharePoint® vom Bedienpanel aus. Nutzen Sie zusätzlich das Drivve | Image OCR Modul, um alle Dokumente in SharePoint® als durchsuchbare PDF-Dokumente zu speichern.

Lotus Notes | Domino Connector

Direkte Integration in IBM Lotus Notes und Domino

Der Drivve | Image Lotus Notes | Domino Connector versendet gescannte Dokumente über Ihren IBM Lotus Notes und Domino Server von Ihrem persönlichen E-Mail-Konto. Die gesendete E-Mail finden Sie anschließend in Ihren gesendeten Objekten oder Sie speichern eine E-Mail in Ihren Entwürfen, um Sie vor dem Versand am Arbeitsplatz zu bearbeiten.


Zugriff auf Adressbücher in IBM Lotus Notes und Domino

Melden Sie sich am Scangerät an, um sicher auf Ihre Adressbücher zuzugreifen und E-Mails von Ihrem persönlichen IBM Lotus Notes und Domino E-Mail-Konto aus zu versenden. Wählen Sie An, Cc und Bcc Empfänger aus Ihren Adressbüchern oder geben Sie E-Mail-Adressen händisch am Display Ihres Scangeräts ein. Anschließend versenden Sie E-Mails an einen oder mehrere Empfänger gleichzeitig.


Dokumente in einem Schritt optimieren, versenden und ablegen

Kombinieren Sie dieses Modul mit den Scanner Power Tools, um Ihre Kommunikationsprozesse zu optimieren und beschleunigen, indem Sie Ihre Dokumente direkt an Ihrem Scangerät digital erfassen, per E-Mail versenden und archivieren. Während des Scanprozesses optimiert Drivve | Image die Bildqualität und archiviert ihre Dokumente in Drittapplikationen wie Ihrem Dokumenten Management System.

Print Management Connector

Einmaliges anmelden für Ihre Scan- und Printprozesse

Das Print Management Connector Modul bietet Ihnen eine Schnittstelle zwischen vielen gängigen Druckmanagement Systemen und Drivve | Image. Es ermögliche ein Single Sign-on (SSO), sodass am Gerät nur eine einzige Anmeldung für die Scan-Middleware Drivve | Image und das von Ihnen verwendete Druckmanagement notwendig ist. Dabei unterstützt der Print Management Connector sämtliche Anmeldemethoden, die Ihr Druckmanagement zur Verfügung stellt (Karte, RFID-Chip, PIN etc.).


Lösungen

Einleitung

Bei der Anschaffung einer Software geht es meistens nicht um einzelne Funktionen, sondern um den Mehrwert der Lösung als Ganzes für Ihr Unternehmen. Daher möchten wir Ihnen Anwendungsbeispiele und Vorteile für ausgewählte Branchen an die Hand geben.

Wir hoffen, Sie finden sich hier wieder, um im Anschluss die individuellen Optionen mit Ihrem Händler zu besprechen – denn natürlich können wir hier nur einen kleinen, allgemeinen Ausschnitt der Möglichkeiten geben, die sich Ihnen mit Drivve | Image zur Optimierung dokumentengebundener Prozesse bieten.

Erziehung und Bildung

Für Erziehungs- und Bildungseinrichtungen wie Schulen und Universitäten, aber auch Kindergärten und -tagesstätten gilt es bezüglich der Dokumentenverwaltung verschiedenste Herausforderungen zu meistern. Drivve | Image überzeugt hier nicht nur durch die besonders einfache Handhabung, sondern natürlich auch durch klassische Vorteile einer Scanlösung, wie der Optimierung dokumentengebundener Prozesse und den Schutz sensibler Daten.

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Gesundheitswesen

Unternehmen und Institutionen im Gesundheitswesen, wie Arztpraxen, Kliniken, Alten- und Pflegeheime, Krankenversicherungen oder Apotheken, sind mehr und mehr mit der Notwendigkeit der effizienten Verwaltung des Papieraufkommens und der zentralen Bereitstellung der darin enthaltenen Informationen konfrontiert. Drivve | Image bietet hier einige Möglichkeiten zur Vereinfachung, Straffung und Absicherung sensibler Prozesse.

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Handel

Für Unternehmen im Groß- und Einzelhandel aber auch Speditionen oder ähnliche Szenarien, die mit Lagerhaltung, Ressourcenallokation, einigen Außendienstmitarbeitern und natürlich viel Papier einhergehen, ist die schnelle und stetige Verfügbarkeit von Informationen ein besonderer Wettbewerbsvorteil. Drivve | Image hilft hier Dokumente einfach und effizient zu erfassen und gleichzeitig an alle zuständigen Stellen weiterzuleiten.

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Recht und Steuern

Besonders für Notare, Rechtsanwälte und Steuerberater sind der verantwortungsvolle Umgang mit Dokumenten und die Einhaltung von rechtlichen Vorschriften die Voraussetzung für das Vertrauen der Klienten und den Erfolg des Unternehmens. Drivve | Image bietet hier neben der Aufbereitung von Dokumenten für eine lange Aufbewahrung zusätzlich vielfältige Optionen und sichere Prozesse zur digitalen Weiterleitung von Informationen.

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Verwaltung

Ob Bundes-, Landes- oder Kommunalverwaltung, Amt, Direktion oder Ministerium, öffentlicher Betrieb, Zweckverband – oder die Verwaltung im mittelständischen Unternehmen - wenn es um die Verwaltung geht, versteht es sich von selbst, dass der effiziente und sorgfältige Umgang den Schlüssel zum Erfolg darstellt. Diese Prozesse einfach und verlässlich zu gestalten, stellt die Kernkompetenz einer Scanlösung, wie Drivve | Image dar.

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